Hurtigstart: oppsett for administratorer

1. Opprett aktivitetene

Alt fremmøte registreres på en aktivitet, så start med å opprette dem: trykk på Aktiviteter i menyen og trykk Ny aktivitet. Gi aktiviteten et navn – for eksempel «Fredagsklubb» eller «Juniorklubb» – og sett aldersgrensene som gjelder hos dere. Aktiviteten er klubbens egen, og statistikken føres per aktivitet, så lag heller flere avgrensede aktiviteter enn én som rommer alt.

På aktiviteten styrer du også tider for selvinnsjekk og loggmalen for driftsloggen, når de funksjonene er skrudd på.

2. Tilpass innstillingene

Under Innstillinger i menyen bestemmer du hvordan klubben skal jobbe. Innstillingene for innsjekk kommer først:

• Deltakerfelter – øverst velger du hvilke felter skjemaet for oppretting av nye deltakere spør om; huk kun av det dere faktisk bruker, og koordiner med andre klubber i samme kommune/distrikt for å få et godt sammenligningsgrunnlag i statistikken. Å skru av et felt sletter ikke opplysninger som allerede er lagret i det.
• Deltakere kan sjekke inn selv med QR-kode – lar deltakere sjekke inn selv ved å skanne QR-koden i døren eller finne navnet sitt på innsjekkingsskjermen, etter at de har fått opprettet en profil. Anbefales skrudd på for å åpne for QR-kodedrevet innsjekk for dem som ønsker det.
• Legg til innsjekkingssteg som minner en på å gi eksisterende deltaker QR-koden sin – minner ansatte på å dele ut deltakerens personlige QR-kode under innsjekkingen, helt til den er delt ut. Anbefales skrudd på sammen med selvinnsjekk, slik at deltakerne får QR-koden med seg med en gang de har fått profil, eller neste gang de sjekkes inn av en ansatt. Med den sjekker de inn raskere neste gang, og kan sjekke inn selv ved å skanne aktivitetens QR-kode med egen mobil.
• Husregler – krever at deltakere aksepterer husreglene før innsjekk; teksten skriver dere selv. Skru på om klubben har husregler dere vil vite at ungdommen har godtatt.
• ID-kontroll – en engangskontroll der en ansatt sjekker ID-en til deltakeren som en del av profilopprettelsen eller neste innsjekk, så dere vet at riktige opplysninger er oppgitt.
• Deltakerprofilbilder – lar en ansatt ta bilde av deltakeren når profilen opprettes. Bildet vises ved innsjekk, slik at ansatte kan se at det er riktig person som sjekker inn. Mangler bildet, får en ansatt tilbud om å ta det som et steg i innsjekkingen.
• Medlemskap – lar en bestemme på aktivitetsnivå om det er krav om gyldig medlemskap (i klubben/organisasjonen) ved innsjekk. Anbefales skrudd av med mindre dere har et medlemssystem med et API det kan integreres mot for å sjekke om medlemskapet er gyldig.
• Årlig profilgjennomgang – én gang i året må en ansatt bekrefte at de lagrede personopplysningene om deltakeren fortsatt stemmer. Gjennomgangen dukker kun opp når innsjekkingen gjøres via en ansatt.
• Medarbeidersynlige deltakerprofiler – lar medarbeidere åpne og se fulle deltakerprofiler, ikke bare administratorer. Skru på om medarbeiderrollen har større ansvar hos dere og for eksempel trenger å se kontaktopplysninger.
• Deltakersynlige utestengelsesgrunner – viser begrunnelsen for utestengelsen når en utestengt deltaker avvises, ikke bare en generell tekst. Gir mer åpenhet om hvorfor noen er utestengt — så lenge det ikke er skrevet noe sensitivt i begrunnelsen.
• Deltakere kan opprette profil selv – lar deltakere opprette sin egen profil fra egen mobil ved å skanne en QR-kode på veggen, i stedet for at en ansatt registrerer alle. Anbefales kun skrudd på når profiler må kunne opprettes veldig raskt, og det er mindre viktig at navnene og opplysningene som oppgis er riktige — skrudd av skjer det første møtet og profilopprettelsen sammen med en ansatt, som kan kvalitetssikre opplysningene.

Til slutt kommer innstillingen for loggen:

• Driftslogg – lar ansatte føre daglig driftslogg for hver aktivitet, med valgfri mal per aktivitet. Skru på om klubben ønsker en daglig driftslogg.

De ulike delene av systemet tilpasser seg valgene med en gang.

3. Legg til ansatte

Åpne Ansatte i menyen og trykk Ny ansatt. Rollen styrer hva de får gjøre: gi Administrator til de som skal endre aktiviteter, innstillinger og brukere, og Medarbeider til de som skal registrere og sjekke inn deltakere. En egen selvinnsjekk-rolle finnes for nettbrett som skal stå fremme som innsjekkingsskjerm.

Nye brukere får en e-post med innloggingslenke og velger sitt eget passord første gang de logger inn.